Was schreit förmlich, dass du es mit deinem eigenen Business so richtig ernst meinst? Richtig! Professionelle Business-Korrespondenzen mit personalisiertem Briefpapier in deinem eigenen Corporate Design!

Deswegen hast du sichergestellt, dass deine Traumkundschaft und Geschäftspartnerschaften immer genau wissen, mit wem sie es zu tun haben. Denn das für dich angefertigte hochwertige Briefpapierdesign strahlt genau den Unternehmensgeist aus, der dein Projekt ausmacht.

Vielleicht war es im Paket schon dabei, du wurdest dahingehend genauestens beraten, oder du hast selbst in weiser Voraussicht danach gefragt. So oder so, du hast dafür gesorgt das ein Profi dein Briefpapier gestaltet hat!

Beispielsweise habe ich dein Briefpapier fertig gestaltet. Du hast dich für einen Entwurf entschieden, die Daten sind fertiggestellt, alles ist korrekt und auf Wunsch befindet sich ein Satz auch schon in Produktion, damit du bei ausgedruckter Post immer den besten Eindruck machst!

Trotzdem findet einiges an Korrespondenz nunmal auch digital statt. Viele Rechnungen und Angebote schreibt man heutzutage, auch aus Gründen der Nachhaltigkeit, einfach digital und verschickt sie letzten Endes als PDF per Mail.

Glücklicherweise sieht dein Briefpapier auch digital super aus!

Und du hast es abschließend auch als Druckdatei, digital optimierte PDF und ggf. noch als hochauflösendes Bild für deine Zwecke bekommen.

Doch was jetzt? 😮

Wahrscheinlich nutzt du, abgesehen von einer Buchhaltungssoftware, für deinen üblichen Schriftverkehr großteilig das Programm Microsoft Word und exportierst die Datei daraus später als PDF.

Und darin soll dein Briefpapier natürlich auch genutzt werden. Dafür hast du es ja!

Und jetzt die große Frage: Wie geht das?

Am besten erstellst du für dich erstmal eine Vorlage in Word. Diese Datei nutzt du anschließend immer wieder, um neue Briefe, Rechnungen, Angebote und dergleichen im Namen deines Unternehmens zu schreiben.

Das hat natürlich ein paar Vorteile, denn mit einer Wordvorlage:

• Passt du Inhalte ganz ohne Kopfzerbrechen an die Nutzung mit deinem Briefpapier an.
• Kannst du Briefe auch mit deinem Briefpapier digital versenden.
• Hast du die Möglichkeit, Briefe mit deinem Design auch selbst auszudrucken.
• Korrigierst du digitale Post ganz schnell und nachhaltig ohne Papierverlust.
• Erstellst du eigene PDFs mit deinen eigenen Inhalten in deinem Corporate Design.
• Sparst du dir einige Kosten für gedrucktes Briefpapier.

Wenn du darüber hinaus von den klaren Farben, randlosem Druck und überragenden Qualität professionell gedruckten Briefpapiers gebrauch machst, dann kannst du die Vorlage einfach kopieren und nochmal später ohne Hintergrund abspeichern. Denn deine Abstände passen jetzt schon und du kannst deine Nerven davor bewahren, blind hin und her zu probieren und Papier im Versuch darin zu verbrauchen, die passenden Abstände in deinem Dokument für dein Briefpapier zu finden.

Übrigens: Schon gewusst?
Dein eigenes Briefpapier ist als Teil deines Corporate Designs übrigens auch ein Teil deines Brandings. Im Beitrag “Woher „Branding“ kommt und warum es sich bewährt hat!” gehe ich zu dem Thema etwas tiefer ins Detail.

Während du in den üblichen Buchhaltungsprogrammen dein Briefpapier oft als PDF hinterlegen kannst, brauchst du für die Nutzung als Hintergrund in Microsoft Word am Besten eine Bilddatei. Deswegen liefere ich dir auch immer eine JPEG-Bilddatei in entsprechender Auflösung (300DPI) und entsprechendem Format (Din A4, 21cm x 29,7cm) nebst der Druckdatei und PDF für deine Rechnungssoftware.

Alternativ kannst du hier natürlich auch eine PNG-Datei verwenden, um einen transparenten Hintergrund brauchst du dich hier aber nicht zu sorgen.

Und jetzt keine Sorge, die Erstellung deines Briefbogens in Microsoft Word ist ganz einfach!

Versprochen! 😉

Und zwar an einem für dich leicht wieder auffindbaren Ort. (Du hast nur die PDF? Dann kannst du beispielsweise deine PDF hier zum Bild umwandeln.)

„Aber Sylvana, das weiß ich doch! 🤣“ – Ja, ich höre dich. Aber wenn ich „Schritt für Schritt“ eine Anleitung schreibe, dann bekommst du sie auch genau so. 😉

Die kommenden Schritte sind je nach Version und Sprache leicht unterschiedlich, im Schnitt funktioniert allerdings alles grob gleich. Aus dem Grund verzichte ich heute auch auf einzelne Screenshots, übersetzt euch notfalls am Besten Sinngemäß die einzelnen Funktionen. Der Google-Übersetzer leistet hier in vielen Fällen einen guten Dienst!

(Achtung: Das gilt eventuell nicht für open Office! Aber auch hier existieren Sinngemäß ähnliche Funktionen, durch die du ebenfalls deinen Hintergrund im Dokument nutzen kannst.)

Am Besten in DinA4, oder deinem ländlichen Standardformat (sofern deine Datei auch in dem Format entworfen wurde), also ein ganz normales Dokument ohne große Sondereinstellungen.

Im Corporate Manual geht man sogar so weit, dass Schriftgrößen und verwendete Schriftschnitte (Kursiv, Fett, etc.) genau in ihrer Nutzung definiert werden.

Manchmal wird sogar eine eigene Hausschrift erstellt, allerdings gibt es auf dem Markt inzwischen so eine Menge an Schriftarten unterschiedlichster guter Typographen, dass das nicht unbedingt sein muss.

Zum Beispiel “Vorlage_Digitales-Briefpapier” ab.

Die Funktion dafür befindet sich unter Datei -> “Speichern unter”. Wähle einen Speicherort, an dem du die Datei später leicht wiederfinden kannst.

Klicke dort dann etwas weiter Rechts die Option “Kopfzeile” und wähle im geöffneten Menü dazu ganz unten die Option “Kopfzeile bearbeiten” aus.

und unterschiedliche Hintergründe für “Seite 1” und “Seite 2” verwenden willst, setze ein Häkchen bei der Option “Erste Seite anders”.

Besteht dein Briefpapier nur aus einer Seite? Dann ignoriere diese Option!

Das Bild sollte im Format JPG oder PNG hinterlegt werden. Es wird dann automatisch auf deiner Seite eingefügt.

Achtung: Hast du zuvor ein Häkchen bei “Erste Seite anders” gesetzt, gilt deine Wahl hier nur für die erste Seite deines Dokuments!

Es öffnen sich die Layoutoptionen. Bei älteren Microsoft Word Varianten findest du “Layoutoptionen” im Kontextmenü, dieses erreichst du per Rechtsklick auf das eingefügte Bild.

Klicke dann auf die Option “Hinter den Text”. Dein Bild liegt jetzt im Hintergrund deines Textdokuments.

Wähle hier je bei “Horizontal” und “Vertikal” die Ausrichtung “Zentriert -> Seite” aus. Dein Design befindet sich jetzt auf jeden Fall in der Mitte der Seite.

Dein Hintergrund kann jetzt nicht mehr durch deine Textverarbeitung verschoben werden. Das typische Problem „Neue Zeile eingefügt: Hintergrund ist verschoben und 3 neue Seiten befinden sich im Worddokument“ hat sich damit erledigt.

Damit dein Briefpapier auch wirklich immer an Ort und Stelle bleibt.

Und klicke auf “OK”. Dein Hintergrund füllt jetzt die ganze Seite bis Rand des Dokuments aus.

Damit kehrst du wieder zu deiner gewohnten Textverarbeitungsoberfläche zurück. Hier kannst du jetzt zum Beispiel schon mal die Platzhalter für die Adresse, den Betreff und das Datum einfügen.

Super gemacht! Du hast dein Briefpapier erfolgreich als Hintergrund in Word eingefügt! 🥳

Speichere deine Datei jetzt ab, indem du die tasten STRG+S (oder CTRL+S) auf deiner Tastatur drückst, oder unter Datei die Option “Speichern” auswählst.

Wenn du keine zweite Seite in deinem Briefpapier hast, scrolle jetzt nach unten zur Überschrift “Briefbogen als Vorlage abspeichern”! 🔽

Du hast vorher bei Schritt 6 den Haken bei der Option “erste Seite anders” gesetzt, muss jetzt natürlich noch der zweite Hintergrund für den Rest deiner Vorlage eingefügt werden.

Auch das geht ganz einfach und nachdem du die ersten Schritte gegangen bist, bist du sowieso schon fast Profi! 🥰 Also weiter gehts:

Diesmal klickst du allerdings auf die Option “Seitenumbruch” um eine zweite Seite zu deinem Textdokument in Microsoft Word hinzuzufügen.

Hier wählst im geöffneten Menü dazu ganz unten die Option “Kopfzeile bearbeiten” aus.

Der Rest ist ein Kinderspiel. Versprochen!

Denke daran: Bei älteren Microsoft Word Varianten findest du “Layoutoptionen” im Kontextmenü, dieses erreichst du per Rechtsklick auf das eingefügte Bild.

Klicke auf die Option “Hinter den Text”. Dein Bild liegt jetzt im Hintergrund deines Textdokuments.

Und du ahnst es bereits: Wir wählen je bei “Horizontal” und “Vertikal” die Ausrichtung “Zentriert -> Seite” aus um dein Design zu zentrieren.

Damit dein Briefpapier auch auf allen weiteren Seiten immer an Ort und Stelle bleibt. In Word verschiebt sich immerhin sonst gerne mal die ein oder andere Kleinigkeit. 😥

Klicke hier auf “Zurücksetzen” und auf “OK”. Dein Hintergrund füllt jetzt die ganze Seite bis Rand des Dokuments aus.

So kannst du wieder zu deiner gewohnten Textverarbeitungsoberfläche zurückkehren. Hier kannst du jetzt auf der zweiten Seite einmal die “Backspace”-Taste ⬅ drücken, um die zweite Seite zu löschen.
Keine Sorge, deine Einstellungen bleiben bestehen!

Super gemacht! 🎉

Speichere jetzt deine bisherige Arbeit nochmal per Datei -> Speichern oder “STRG + S” bzw. “CTRL + S” ab. Wir wollen schließlich nicht, dass bei einem plötzlichen Absturz deines Textverarbeitungsprogramms deine ganze Arbeit zunichte gemacht wird!

Jetzt fehlt nur noch der letzte Schritt:

Keine Sorge, den letzten Schliff verpasst du deinem digitalen Briefbogen in nur 3 Schritten:

1. Klicke auf “Datei” und wähle die Option “Exportieren”.
2. Mit einem klick auf “Dateityp ändern” wählst du den Typ “Vorlage” aus.
3. Über “Speichern unter” kannst du die Vorlage jetzt unter deinem Wunschnamen abspeichern.

Tadaa! 🎊

Deine Microsoft Word Vorlage ist fertig und kann zukünftig beim erstellen eines neuen Dokuments ausgewählt werden!

Dann stehe ich dir als Mediengestalterin ganz persönlich und gerne im Rahmen deiner Mittel zur Seite und erstelle dir genau die Designs, die du für dein Business brauchst!

Ich berate dich zu den richtigen Materialien und spreche mit dir über die Sicherheiten und Unsicherheiten zu deinem Branding und Design. Wir unterhalten uns über deine Ziele und wie du sie mit der richtigen Außenwirkung erreichen kannst. Und wir sehen uns an, was du jetzt als Erstes brauchst.
Dabei beantworte ich dir gerne alle wichtigen Fragen und wir überlegen uns gemeinsam den richtigen vollumfänglichen Plan für dein Projekt.

Anschließend mache ich dir ein entsprechendes, auf dich zugeschnittenes Angebot, in dem ich deine Deadlines und die notwendigen Bearbeitungszeiten nochmal genauer festlege.

Du kannst dazu jederzeit ein kostenloses Kennenlernen in einem kurzen Telefonat bei mir buchen. Notiere dafür lediglich deinen Namen und informiere mich gerne über alles, zu dem ich mich bereits vorbereiten soll. In den 20 Minuten unseres Gesprächs loten wir dann genau aus, ob wir das richtige Team für dein Projekt sind.

Und das natürlich unverbindlich und ohne versteckte Kosten!

Das eigene Briefpapier automatisch beim Ausdruck zu sehen, ist immer wieder schön. Das Themenfoto dazu kommt in diesem Beitrag von Antonioguillem! (Adobe)